Strona Główna > Oferta > Firmy Produkcyjne > Przykładowy Problem

Oszczędności w dużej firmie produkcyjnej

Problem z oszczędzaniem w firmie często polega na tym, że w systemie księgowym nie widać, w którym miejscu koszty są zbyt duże, przez co odpowiedzialność jest rozproszona, a pracownicy nie mają motywacji do ich zmniejszania. Niski poziom szczegółowości ewidencjonowania kosztów dobrze sprawdza się, gdy firma jest mała. Jednak wraz z jej wzrostem, bez odpowiedniej ewidencji, wiele faktur "znika" w ogólnym "worku" a odpowiedzialność niebezpiecznie się rozprasza.

Na tym właśnie polegał problem w jednej z firm produkcyjnych, z którą współpracowaliśmy. Koszty generowane przez poboczne aspekty działalności (np. koszty tonerów do drukarek, telefonów, niektórych usług zewnętrznych) wymknęły się spod kontroli i sumowały się do znaczących wartości. Również koszty związane z działaniami przedstawicieli handlowych rosły niebotycznie.

Sytuacja była o tyle trudna, że koszty stałe zwiększały się szybciej niż przychody operacyjne i groziło, że niedługo firma może stać się nierentowna. Jednocześnie brak było bieżącej kontroli i weryfikacji źródeł kosztów. Dodatkowo, koszty stałe w żaden sposób nie były przypisywane do produktów. Po prostu suma kosztów stałych była dodawana do sumy kosztów wytworzenia sprzedanych produktów i porównywana z przychodami. Nie zwracano uwagi, iż niektóre z tych kosztów stałych obciążały tylko wybrane produkty (np. koszty promocji).

Oczywiście próbowano upominać pracowników, nie przynosiło to jednak efektów, ponieważ nikt nie czuł się odpowiedzialny, a doszukiwanie się pojedynczych faktur w dziale księgowości trwało często całymi tygodniami.

Rozwiązanie:

Stworzono system raportów zarządczych z działu księgowości, dzięki któremu możliwe było odczytanie w dowolnej chwili kto, ile i za co zapłacił. Pozwoliło to zwiększyć kontrolę kosztów i odpowiedzialność za koszty.

W strukturze kont wydzielone zostały Centra Kosztowe (CK) i podległe im Miejsca Powstawania Kosztów (MPK). Wszystkie koszty były od tej pory rozdzielane odpowiednio na Dział Handlowy, Administrację, Dział Marketingu, Koszty Zarządu oraz odpowiednio podległe im jednostki. Na przykład w dziale handlowym każdy przedstawiciel handlowy określony został jako MPK i wszystkie koszty, które generował przypisane były bezpośrednio do niego.

Zniknęły pozycje ogólne, jak "koszty telefonów" i zostały przypisane odpowiednim CK i MPK.

Dodatkowo zespół 4C Future stworzył comiesięczny zestaw raportów menedżerskich, które podpięte do istniejącego w firmie systemu księgowego w dowolnej chwili automatycznie generowały raport na temat poziomu kosztów stałych, także w przypisaniu do poszczególnych produktów! Wszystko to bezpośrednio z systemu księgowego, jednym kliknięciem – bez potrzeby angażowania osób trzecich.

Korzyści:

Szybko okazało się, że w firmie wiele kosztów „wyciekało”. Dopiero po przypisaniu odpowiednich CK i MPK pracownicy poczuli odpowiedzialność za generowane przez siebie koszty i zaczęli bardziej kontrolować wydatki. Firma zaczęła wynagradzać nie tych handlowców, którzy zdobywali klientów największym kosztem, tylko tych, którzy robili to najbardziej efektywnie. Wkrótce okazało się, że przedstawiciele handlowi są w stanie poczynić oszczędności w swoich działaniach sięgające nawet 50%, bez obniżania skuteczności! Wydatki firmy na telefony spadły aż o 25%. Co więcej, pracownicy zaczęli zgłaszać więcej pomysłów na ograniczenie zbędnych wydatków. Łącznie firma była w stanie ograniczyć koszty o 1 mln PLN rocznie!

Dodatkowo, okazało się, że wiele kosztów stałych związanych jest z pojedynczymi produktami, a przychody przez nie generowane w żadnym stopniu nie uzasadniały ich utrzymywania.

Umów się z nami na spotkanie

Proponujemy spotkanie w dogodnym dla Państwa miejscu i czasie, podczas którego zapoznamy się z Państwa potrzebami i zaproponujemy indywidualne rozwiązania. Klikając poniżej mogą Państwo w ciągu chwili wybrać dogodny termin spotkania.

Chcesz dowiedzieć się więcej?

Zachęcamy do zapoznania się z listą najczęściej zadawanych pytań. Zapraszamy też do kontaktu.

Zobacz także nasze inne usługi dla firm produkcyjnych:

Budżet i symulacje	Prognozowanie sprzedaży	Badania elastyczności popytu (EDA)	Badanie efektywności wydatków
Business Foresight	Analiza działań marketingowych i sprzedażowych	Monitoring marż i kosztów	Outsourcing usług analitycznych

Pokaż